برای ستادهای نوروزی از هم اکنون آماده باشیم

عید نوروز برای ایرانیان، یکی از خاص ترین و دوست داشتنی ترین مناسبت های سال محسوب می شود، فرا رسیدن سال نو و تعطیلاتی طولانی که همراه با فرا رسیدن بهار بوده و فرصت مناسبی برای سفر و گشت و گذار و دیدار با وابستگان و دیدن مناطق جدید است. اگر چه به طور طبیعی از روز 29 اسفند ماه به مدت نزدیک به یک هفته تعطیلات رسمی است اما در این ایام گروهی از مردم پر فشارترین دوره کاری خود را پشت سر می گذارند. در حالت عادی برای بسیاری از مشاغل مانند نیروهای انتظامی و نظامی، پرسنل حوزه درمان و خدمات درمانی، آتش نشان ها و اورژانس و … تعطیلات مفهومی ندارد اما این تعطیلات مقارن با دوره پر فشار کاری آن ها هم نیست در حالی که در این میان کارکنان سازمان میراث فرهنگی و مجموعه های تاریخی که کمتر نامی از آن ها به میان می آید؛ در طول 15 روز آغازین سال نیز یکی از پر فشار ترین اوقات کاری خود را گذرانده و در شرایطی که همه مردم خود را برای سفر و دید و بازدید های نوروزی آماده می کنند، این افراد موظف به انجام وظیفه برای ساعاتی طولانی تر از حالت عادی بوده و فشار کاری مضاعفی را به دلیل تعداد بالای بازدیدکنندگان تحمل می کنند.  آمارهای رسمی حاکی از این موضوع است که در طول روزهای آغازین سال و تعطیلات نوروزی، تعداد بازدید کنندگان از آثار و ابنیه و مجموعه های تاریخی با افزایشی بسیار زیاد رو به رو است و به همین دلیل معمولا این مجموعه ها در قالب برنامه ای موسوم به ستاد نوروزی، خود را برای این دوره پر فشار آماده می کنند.

کارکنان سازمان میراث فرهنگی و مجموعه های تاریخی که کمتر نامی از آن ها به میان می آید؛ در طول 15 روز آغازین سال  یکی از پر فشار ترین اوقات کاری خود را گذرانده و در شرایطی که همه مردم خود را برای سفر و دید و بازدید های نوروزی آماده می کنند، این افراد موظف به انجام وظیفه برای ساعاتی طولانی تر از حالت عادی بوده و فشار کاری مضاعفی را به دلیل تعداد بالای بازدیدکنندگان تحمل می کنند. 

 در این نوشتار ضمن تقدیر از این افراد که هیچگاه در بین سایر مشاغل که باید تعطیلات را در محل کار خود حاضر شوند؛ یادی از آن ها نمی شود، به ارائه راهکارهایی برای بهبود کیفیت خدماتی و کاهش فشار روی خدمه در ستادهای نوروزی می پردازیم. فراموش نکنید که برای داشتن ستادی بی عیب و کارآمد باید برنامه ریزی های مربوط به آن را از هم اکنون انجام داد تا پیش از شروع تعطیلات نوروزی، مشکلات احتمالی برطرف شده و اعضای ستاد با آمادگی کامل به مصاف روزهای پر فشار نوروزی بروند:

برنامه ریزی دقیقی داشته باشیم

در وهله نخست باید برای ستاد نوروزی یک برنامه جامع و کلی ترسیم کرده و به طور واقع بینانه و منطبق با امکانات موجود نسبت به تحقق خواسته ها و اهداف بر اساس زمان بندی انجام شده پیش رفت. در گام نخست هسته اصلی ستاد نوروزی با انتخاب سرپرست ستاد و دستیاران وی تشکیل شده و کارگروه فوق که معمولا متشکل از مدیر مجموعه؛ سرپرست ستاد نوروزی و معاونین وی هستند باید موارد متعددی از جمله پیش بینی نیروی انسانی مورد نیاز، تجهیزات فیزیکی، پیش بینی موارد احتمالی، اعلام بودجه مورد نیاز و … را بررسی و سپس نسبت به برنامه ریزی برای ستاد اقدام کنند. در این میان استفاده از تجارب سال های گذشته نقش بسیار مهمی در برنامه ریزی بهتر جهت آماده سازی ستاد نوروزی دارد.

هماهنگی با سایر نهادها

همانطور که در ابتدای این یادداشت اشاره کردیم، سازمان میراث فرهنگی تنها نهادی نیست که در ایام نوروز دارای ستاد نوروزی بوده و در حالت آماده باش است. مسئولین ستاد نوروزی باید نسبت به برگزاری  جلسات هماهنگی با سایر نهادها مانند هلال احمر، نیروی انتظامی، آتش نشانی و …. اقدام کرده و طی مدت زمان باقی مانده تا عید؛ نامه نگاری ها و مکاتبات اداری مورد نیاز انجام شود. این موضوع به ویژه در مناطق پر بازدید و مجموعه هایی که با تراکم بالای جمعیت بازدید کنندگان رو به رو است، اهمیت بیشتری دارد. پیشنهاد می شود در هماهنگی با ارگان های فوق الذکر نسبت به تامین موارد مهمی مانند ایجاد یک ایستگاه هلال احمر در محوطه و همینطور دایر شدن گشت های نیروی انتظامی جهت تامین امنیت در مجموعه اقدام شود. این موضوع از مواردی است که از هم اکنون باید نسبت به انجام آن برنامه ریزی کرد و امور اداری و قانونی مربوطه را در فرصت مناسب باقی مانده تا عید انجام داد. وجود ایستگاه هلال احمر و گشت های انتظامی می تواند امنیت و سلامت بازدیدکنندگان از مجموعه را تامین کند.

تقسیم نیروی انسانی

یکی از مهمترین موارد تشکیل ستاد نوروزی و شاید به عبارتی مهم ترین وجه آن؛ تامین نیروی انسانی مورد نیاز است. تیم مدیریتی ستاد باید حتما با نگرشی منطقی نسبت به شناسایی مناطقی که باید در ستاد نوروزی تحت پوشش نیروی انسانی از قبیل نگهبان، راهنما و …. اقدام کرده و تعداد افراد مورد نیاز را  تخمین بزنند. شناسایی و اعلام نفرات و اعضای ستاد نوروزی از دستکم یک ماه پیش از آغاز تعطیلات بسیار مهم است زیرا این افراد قرار است به مدت دو هفته و بدون تعطیلی در ایام نوروز به کار مشغول باشند و طبیعتا اطلاع داشتن از این موضوع می تواند از نظر ذهنی و روانی برای آن ها و خانواده شان بسیار مفید باشد. پس از تعیین اعضای ستاد و تقسیم بندی و اعلام شرح وظایف هر گروه، باید جلسه ای با حضور کلیه اعضای ستاد برگزار شده و ضمن معرفی و شرح موارد پیش بینی شده به نظرات و پیشنهادات اعضا توجه شده و در صورت لزوم برای آن ها در طول چند هفته باقی مانده، مرخصی پیش بینی کرده و یا این موضوع با هماهنگی آن ها موکول به دوران پس از نوروز شود. ساعات کاری ستاد نوروزی از 8 صبح تا 8 شب و بدون تعطیلی است و یکی از اشتباهات بسیار مهم در این رابطه، استفاده از تنها یک شیفت کاری برای این زمان طولانی است. پیشنهاد می شود به منظور ارائه خدمات مناسب و ایجاد رضایتمندی توام برای بازدیدکنندگان و خدمه، حتما از دو شیفت کاری استفاده کنید. ممکن است این حالت شما را مجبور به استفاده از تعداد نیروی بیشتری کند اما این موضوع با توجه به افزایش راندمان کاری قابل توجیه است. فراموش نکنید اعضای ستاد نوروزی نیز مانند سایر افراد دارای خانواده هستند و وظایفی در قبال افراد خانواده خود دارند که حضور 15 روزه آن ها طی مدت زمان فوق سبب می شود تا با مشکلات متعدد خانوادگی رو به رو شوند، در حالی که تقسیم بندی آن ها به دو شیفت کاری 8 صبح تا 14 و 14 تا 20 می تواند برای آن ها فرصت رسیدگی به خانواده و شرکت در دید و بازدید عید را فراهم کند. سرپرستی این دو شیفت کاری بر عهده سرپرست ستاد و معاون وی خواهد بود و این مساله سبب می شود تا ساعات مربوط به صرف ناهار نیز که معمولا موجب اختلال در عملکرد ستاد می شود، حذف شود. برای ایجاد شرایط مساوی برای اعضای هر دو شیفت، می توان آن ها را به صورت چرخشی مورد استفاده قرار داده یا اینکه به طور کلی هر شیفت در هفته اول طی ساعات صبح مشغول انجام وظیفه شده و در هفته دوم با شیفت ساعات عصر تعویض شوند. این موضوع سب کاهش فشار و خستگی روی پرسنل خواهد شد. فراموش نکنید که این افراد از جمله نگهبانان، بلیط فروشی، راهنمایان و مسئولان فنی باید در طول ساعات کاری خود به طور دائم با مردم و بازدید کنندگان در ارتباط بوده و در صورت خستگی و فشار کاری، کیفیت خدمات ارائه شده به شدت کاهش پیدا خواهد کرد و با این برنامه ریزی نقص فوق برطرف خواهد شد.

آماده سازی سخت افزاری و آموزش

فرصت باقی مانده تا تعطیلات نوروزی برای تامین نیازهای سخت افزاری و آموزش اعضای ستاد، بسیار کلیدی است. در ابتدا باید نسبت به شناسایی موارد مورد نیاز مانند بلیط به تعداد کافی، بروشورهای اطلاعاتی رایگان و قابل فروش، لوح های فشرده تصویری و … اقدام کرده و با توجه به آمار بازدیدکنندگان در سال های گذشته و محاسبه ضریب افزایشی 5 تا 10 درصدی نسبت به تامین موارد فوق اقدام کرد زیرا در شرایط تعطیلات نوروزی امکان جایگزین کردن موارد مورد نیاز، بسیار ضعیف خواهد بود. پرسنل باید نسبت به شرح وظایف خود کاملا توجیه شده و برای راهنمایان جلسات آموزشی برگزار شده و تجهیزات مورد نیاز آن ها نیز فراهم شود. اطلاعات ارائه شده از سوی راهنمایان باید به صورت منسجم و یکپارچه و بر اساس متن و جزئیاتی باشد که از سوی مدیریت مجموعه و با هماهنگی پایگاه های پژوهشی تهیه شده و حاوی اطلاعات تاریخی و باستان شناسانه درست و معتبری باشند و همچنین حتما در بین راهنمایان مجموعه؛ افراد مسلط به زبان انگلیسی برای ارائه اطلاعات به گردشگران خارجی حضور داشته باشند. بهتر است در صورت بزرگ بودن مجموعه تاریخی، نسبت به مسیر بندی دقیق بازدید کنندگان اقدام کرده و افراد خود را به طور ثابت در طول مسیر تعیین شده مستقر کنید. به این ترتیب ضمن ایجاد نظم ورود و خروج به مجموعه، تمامی بخش ها تحت نظر قرار داشته و احتمال بروز مشکلات به حداقل کاهش پیدا خواهد کرد. موضوع دیگری که حتما باید در نظر داشت، تهیه کارت شناسائی ویژه ستاد نوروزی و نصب آن روی سینه اعضای ستاد است و همینطور پیشنهاد می شود از لباس های یک دست و یا حداقل در صورت عدم امکان تهیه البسه یک دست، از کاورهای متحدالشکل استفاده کرد.

در خاتمه و به عنوان آخرین نکته باید به این موضوع اشاره کرد که در تمامی مدت برگزاری ستاد نوروزی، سرپرست ستاد و معاونین وی باید در دسترس بوده و حتما یکی از آن ها در مجموعه حاضر باشند.

 

احسان محمدحسینی / دکترای باستان شناسی  

No tags for this post.