5 مهارت ضروری در اکسل برای حسابداران
اگر در حوزه مالی و حسابداری کار می‌کنید، حتما بخش زیادی از کارهایتان را در Microsoft Excel انجام می‌دهید. این برنامه چندین دهه است که به دلیل انعطاف پذیری، تطبیق پذیری و طراحی کاربرپسند، همچنان از نرم‌افزارهای اصلی در پیشبرد امور اداری و محاسباتی و همچنین از مهارت‌های نرم‌افزاری ضروری در هنگام استخدام حسابدار به شمار می‌آید. به عنوان یک حسابدار یا حسابرس حرفه‌ای، یادگیری یک سری قابلیت‌های حرفه‌ای و پیشرفته این برنامه برای شما ضروری است. در این مقاله، 5 مهارت ضروری در کار با اکسل برای حسابداران را به شما معرفی می‌کنیم.
5 مهارت مهم در کار با اکسل برای حسابداران
تسلط بر نرم افزار اکسل به عنوان یک نرم افزار حسابداری کاربردی، اهمیت زیادی در استخدام حسابدار دورکاری و یا حضوری دارد. از نرم افزار اکسل در حسابداری برای ارائه گزارش مالی، صورت های مالی، اظهارنامه مالیاتی، جمع آوری داده‌ها و گزارش های حقوق و دستمزد و به طور کلی هرگونه اطلاعات مالی استفاده می‌شود. برای ورود به بازار کار حسابداری باید فرمول های پیشرفته این نرم افزار را یاد بگیرید.
1. پر کردن و قالب‌بندی
نرم افزار اکسل این قابلیت را دارد که سلول‌ها را به‌طور خودکار پر کند و قالب‌بندی خاصی را به دسته‌های سلولی اضافه کند. آشنایی با کلیدهای میانبر و نحوه اتوماسیون پر کردن و اولویت بندی سلول‌ها در اکسل، می‌تواند باعث کاهش زمان صرف شده برای انجام این امور شود. به عنوان مثال، نگه داشتن Ctrl + Shift با اعداد زیر به شما این امکان را می‌دهد تا به سرعت فرمت‌های رایج را برای حجم زیادی از داده‌ها اعمال کنید:
- · 1 برای قالب بندی اعداد با دو رقم اعشار
- · 2 برای قالب بندی سلول‌ها بر اساس زمان
- · 3 برای قالب بندی سلول‌ها بر اساس تاریخ
- · 4 برای قالب بندی سلول‌ها بر اساس نوع ارز
- · 5 برای قالب بندی سلول‌ها براساس درصد
2. نمودارهای Sparkline
خط نموداری قابلیتی است که به شما امکان می‌دهد نمودارها را در سلول‌ها جاسازی کرده و به این ترتیب مقادیر زیادی از اطلاعات را در یک شیت یا کاربرگ درج کنید. نمودار می‌تواند قالب‌های مختلفی داشته باشد، از جمله فرمت برد/باخت، ستونی یا خطی. ایجاد این نمودارها در داخل سلول‌های شیت بسیار ساده است:
- روی منوی Insert و سپس Sparkline کلیک کنید
- یکی از گزینه‌های نمودار داخلی (Built-in chart) را انتخاب کنید
- محدوده اعداد (Data range) خود را وارد کنید
- در قسمت محدوده مکانی (Location range) سلول مورد نظر (سلول مقابل داده‌های عددی) را وارد کنید
3. میانبرهای ایجاد نمودار
تسلط به کار با اکسل در هنگام استخدام حسابدار اهمیت زیادی دارد؛ چراکه آشنایی با میانبرها می‌تواند سرعت بیشتری به انجام امور مربوط به حسابداری بدهد. چند ترفند وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای ایجاد سریعتر نمودارهای خود در اکسل استفاده کنید. برای ایجاد نمودار خطی، دایره‌ای و پراکندگی می‌توانید از میانبرهای زیر استفاده کنید:
نمودارهای خطی: نمودارهای میله‌ای و خطی معمولا بهترین گزینه برای ترسیم داده‌های مربوط به یک دوره زمانی خاص هستند. می‌توانید برای ایجاد نمودار خطی از کلیدهای میانبر Alt+N+L+N و برای نمودار میله‌ای از Alt+N+C استفاده کنید.
نمودارهای دایره‌ای: نمودار دایره‌ای معمولا بهترین گزینه برای نمایش داده‌ها با چندین مؤلفه مختلف است. در این نمودار می‌توانید اطلاعات را به صورت درصد یا مقادیر مطلق وارد کنید. کلید میانبر برای ایجاد نمودار دایره‌ای Alt+N+Q است.
نمودار پراکندگی: این نوع نمودار یک ابزار عالی برای نمایش روند تغییر یک داده در مقایسه با داده دیگر (مثلا روند تغییر قیمت خودرو در 5 سال گذشته) است. کلید میانبر برای ایجاد نمودار پراکندگی Alt+N+D است.
4. Pivot Table
نسخه‌های جدیدتر اکسل دارای جداول محوری پیچیده‌ای هستند که به کاربر اجازه می‌دهند دستکاری‌های پیچیده و تجزیه و تحلیل داده را به سادگی انجام بدهد. جداول محوری (Pivot Table) به کاربران امکان تشخیص روندها، مقایسه داده‌ها و استخراج مطالب مهم از یک مجموعه داده بزرگ و پرجزئیات را می‌دهند. شما می‌توانید جدول محوری را با میانبر Alt+N+V بسازید.
5. توابع Vlookup، Hlookup، و Xlookup
Vlookup یا جستجوی عمودی، به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید به راحتی اطلاعات مختلف و مرتبط در ستون‌های مختلف داده‌هایی را که به صورت عمودی مرتب شده‌اند، جستجو کنید. اگر داده‌های شما به صورت افقی مرتب شده‌اند، می‌توانید برای جستجو از توابع Hlookup یا Xlookup استفاده کنید.
جمع بندی
در این مقاله، 5 مهارت ضروری در اکسل برای حسابداران را بررسی کردیم. از مهم ترین مهارت‌های یک حسابدار موفق در حوزه حسابداری صنعتی، حسابداری تولیدی و…، تسلط به نرم افزار اکسل و قابلیت‌های پیشرفته آن است. میزان تسلط بر اکسل از مهم ترین موارد در آگهی‌های استخدام حسابدار است و برای ورود به بازار کار حسابداری، باید تسلط کافی بر این نرم افزار داشته باشید. موارد معرفی شده در این مقاله تنها بخشی از قابلیت‌های حرفه‌ای نرم افزار اکسل هستند، شما می‌توانید با گذراندن دوره آموزش حسابداری در اکسل، کار با اکسل را به صورت حرفه‌ای فرا گرفته و راحت‌تر وارد بازار کار حسابداری شوید.
رپورتاژ آگهی
No tags for this post.
