تیمی متشکل از اعضای جهاددانشگاهی از جمله دکتر اسماعیلی جاوید مدیر کل دفتر تخصصی علوم پزشکی، دکتر قاسمی مسوول راه اندازی دفتر باکو جهاددانشگاهی و حامیان مالی این همایش 2 اردیبهشت به منظور بررسی و امکان سنجی برگزاری همایش و نمایشگاه توانمندی گردشگری ایران در کشور آذربایجان برپا شد.
یکی از اهداف این سفر، بررسی زیرساخت های لازم برای برگزاری همایش و نمایشگاه مورد نظر بود.در این راستا، نمایشگاه بین المللی باکو (Baku Expo)، محلهای اسکان و برخی از مراکز بالقوه که امکان برگزاری در آن وجود دارد مورد ارزیابی تیم اعزامی قرار گرفت و مذاکرتی نیز در خصوص زمان و هزینه های آن انجام شد.
همچنین به منظور هماهنگی بیشتر با بخش کشور آذربایجان مذاکراتی نیز با امور بینالملل دانشگاه طب آذربایجان، انجمن گردشگری آذربایجان و چندین آژانس فعال در حوزه گردشگری سلامت در کشور آذربایجان نیز صورت گرفت و موافقت آنها در مشارکت در برگزاری این همایش و نمایشگاه 'گرفته شد..
گفتنی است، در این سفر ضمن دیدار با جهانگیرزاده سفیر ایران در کشور آذربایجان ، ضمن استقبال وی از این نوع فعالیت ها بر ارایه توصیه های لازم در این خصوص،و حمایت سفارت بر برگزاری این همایش تاکید کرد.