سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع جهاددانشگاهی در گفت‌وگویی با تشریح شیوه جدید ریل‌گذاری بودجه‌ریزی در این نهاد و حرکت به سمت بودجه‌ریزی اثربخش از آمادگی ایجاد رصدخانه جذب و پایش نخبگان در جهاددانشگاهی سخن گفت. آخرین وضعیت جذب نیروی انسانی، تدوین شناسنامه مشاغل، به‌روزرسانی ساختار و فرایندهای فعالیت و ارتقاء جبران خدمت اعضا و نگهداری از اموال و دارایی‌های جهاددانشگاهی از دیگر نکات مطرح‌شده در این گفت‌وگو است.
دکتر کاوه لطفی‌کیا سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع جهاددانشگاهی در گفت‌وگویی به تشریح ساختار بودجه این نهاد پرداخت و گفت: در ریل‌گذاری جدید بودجه‌ریزی در جهاددانشگاهی در تلاش هستیم تا با ایجاد زیرساخت و تغییر فرهنگ بودجه‌ریزی در این نهاد و به کمک شبکه گسترده جهاددانشگاهی در کشور، نظام بودجه‌ریزی اثربخش، خروجی محور و مبتنی بر عملکرد را در این نهاد عملیاتی و مستقر کنیم.
حرکت جهاددانشگاهی به سمت بودجه‌ریزی اثربخش
وی با اشاره به اینکه پیش‌ازاین و در نظام فعلی بودجه‌ریزی جهاددانشگاهی، صرفاً در بخش اعتبارات دولتی و به شیوه متمرکز فرایند توزیع اعتبارات و بودجه‌ریزی صورت می‌گیرد و در خصوص درآمدهای اختصاصی، هر یک از واحدهای سازمانی به‌صورت مستقل و در چارچوب شاخص‌های برنامه توسعه پنج‌ساله این نهاد اقدام به‌پیش‌بینی بودجه می‌کنند افزود: طی سال‌های اخیر با توجه به شرایط محیطی، بخش قابل‌توجهی از اعتبارات دولتی این نهاد در قالب کمک‌هزینه بابت تأمین حقوق و دستمزد اعضا تأمین و از طریق سازوکار خزانه کل کشور پرداخت می‌شود. این فرایند ایرادات خاص خودش را دارد ازجمله اینکه در یک تاریخ مشخص و معین بخشی از اعضای جهادگر به‌طور مستقیم حقوق خود را دریافت می‌کنند و بخش دیگری می‌بایست از محل درآمدهای اختصاصی واحد سازمانی و با چند روز تأخیر حقوق خود را دریافت کنند.
دکتر لطفی‌کیا بابیان اینکه این فرایند منجر به عدم رضایت‌بخش قابل‌توجهی از مجموعه جهاددانشگاهی می‌شود افزود: لذا پس از طرح این موضوع و همراهی کارشناسان و مدیران سازمان برنامه‌وبودجه کشور، از ابتدای سال 1402جنس اعتبارات هزینه‌ای دریافتی از سوی دولت و نحوه هزینه کرد آن برای تأمین حقوق و سایر هزینه‌های پرسنلی و غیر پرسنلی به خود جهاددانشگاهی واگذار شد تا در سقف اعتبار دریافتی، مدیریت هزینه صورت گیرد.
وی بابیان اینکه از طرفی واحدهای سازمانی جهاددانشگاهی طی سال‌های اخیر انتظاراتی مبنی بر توزیع عادلانه اعتبارات دریافتی از سوی دولت و بر اساس سهم عملکردی خود داشتند و معتقد بودند که سهم مناسبی از این کمک دولت به آنها تعلق نمی‌گیرد گفت: بدین منظور و در راستای بازنگری در مدل توزیع اعتبارات و سهم عملکردی واحدهای سازمانی در استفاده از این ظرفیت، از اوایل بهمن سال 1401 با حوزه‌های تخصصی دفتر مرکزی و برخی از واحدهای سازمانی جامع جلسات کارشناسی در راستای رفع این مدل و استفاده بهینه از ظرفیت گسترده شبکه این نهاد برگزار شد و پس از جمع‌بندی، درخواست گردید تا درآمدها و هزینه‌های خود را به تفکیک فعالیت‌های حوزه‌های تخصصی به شکلی که شفاف و قابل رصد باشد را پیش‌بینی و جهت بررسی به دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌ها ارسال کنند.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع جهاددانشگاهی بابیان اینکه ذکر این نکته حائز اهمیت است که با عنایت به اینکه منابع در اختیار جهاددانشگاهی منابع منعطف و بر اساس نیاز جامعه هدف متغیر است و لذا در بخش‌هایی از این نهاد این منابع هنوز پایدار نیستند عنوان کرد: ازاین‌رو قطعاً مهم‌ترین مسئله قابل رصد که نیازمند تدوین استراتژی‌های بهنگام می‌باشد، حل مسئله «وجود مصارف قطعی، در مقابل منابع غیرقطعی» است. به همین دلیل این تغییر رویکرد در پیاده‌سازی نظام بودجه‌ریزی عملیاتی و به‌منظور احصاء و ارزیابی خروجی‌های مشهود و قابل‌اندازه‌گیری واحدهای سازمانی و در راستای هدفمند کردن نظام توزیع عادلانه منابع جهاددانشگاهی به مرحله اجرا درآمد.
دکتر لطفی‌کیا بابیان اینکه مفهوم اثربخش بودن بودجه‌ریزی بدین معناست که شما باید به‌گونه‌ای حرکت کنید که منابع و مصارف جهاددانشگاهی کاملاً پیش‌بینی‌شده باشد ادامه داد: به‌طور مثال در راستای تأمین حقوق و مزایای اعضاء این نهاد، تمامی واحدهای سازمانی می‌بایست محل تامین منابع موردنیاز جهت هزینه کرد و پوشش این بخش را به شکلی روشن و تا حدودی قطعی مشخص نمایند. درواقع اگر بخواهیم به زبانی ساده کار بودجه‌ریزی عملیاتی را تشریح کنیم باید گفت که بودجه‌ریزی عملیاتی می‌خواهد بداند منابعی را که به بخش‌های مختلف خود اختصاص داده، نهایتاً منتج به چه خروجی‌ها و پیامدهایی شده است.
وی بابیان اینکه امروزه سازمان‌های حرفه‌ای و پیشرفته در ازای منابع و دارایی‌های مشهود و غیرمشهودی که در اختیار واحدهای زیرمجموعه خود قرار می‌دهند، باید بدانند خروجی آنها چیست؟ و به نسبت آن عملکرد، چه بودجه‌ای را باید به آن اختصاص دهند؟ افزود: بودجه‌ریزی اثربخش در جهاددانشگاهی باهدف تعیین و تنظیم درست برنامه‌ها و مسیر دستیابی به آنها و همچنین امکان ریل‌گذاری به‌منظور ارتقای سطح کارآمدی و بهره‌وری سازمانی و فردی شکل‌گرفته است. ازاین‌رو در راستای شکل‌گیری و پیاده‌سازی نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد در جهاددانشگاهی و به‌منظور دستیابی به ادبیات مشترک، اوایل بهمن‌ماه سال 1401، جلساتی به‌منظور ایجاد فضای هم‌افزا در حوزه‌های تخصصی و افزایش سطح هم‌زبانی و بروز دیدگاه‌های مشترک جهت طبقه‌بندی و اولویت‌بندی برنامه‌ها با حوزه‌های تخصصی تشکیل شد و خروجی این جلسات شناسایی راهبردها و دسته‌بندی‌های درآمد – هزینه‌ای حوزه‌های تخصصی بود تا از این طریق کلیه واحدهای سازمانی موظف باشند در مسیر تعریف‌شده حوزه‌های تخصصی متناظر خود حرکت کرده و پیش‌بینی‌های بودجه‌ای مبتنی بر سیاست‌های کلان جهاددانشگاهی شکل گیرد.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع جهاددانشگاهی افزود:در ادامه طرح‌ریزی نظام بودجه، ابتدای اسفندماه سال 1401 فرآیند عملیاتی پروژه بر اساس دستور ریاست جهاددانشگاهی به کلیه واحدهای سازمانی ابلاغ شد و واحدهای سازمانی موظف شدند تا پیش‌بینی درآمد – هزینه‌های خود را مبتنی بر مزیت‌های رقابتی منطقه‌ای و توانایی‌ها و ظرفیت‌های عملیاتی خود شناسایی کرده و مبتنی بر این چارچوب نسبت به اخذ تصمیمات بهنگام راهبردی در حوزه تدوین بودجه متناسب آنها اقدام کنند.
دکتر لطفی‌کیا بابیان اینکه همکاران دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌ها با ممارست و پیگیری‌های جهادگرانه خود موفق شدند تا اطلاعات واحدهای سازمانی را نهایتاً تا اواخر فروردین‌ماه سال جاری گردآوری کرده و پس از پایش ابتدایی پیش‌بینی‌های هر حوزه را جهت اظهارنظر تخصصی به هر یک از معاونت‌های متناظر دفتر مرکزی ارسال شود گفت: خوشبختانه رویکرد جهادی همکاران معاونت‌های تخصصی در بررسی این برنامه‌ها منجر به این شد که از ابتدای اردیبهشت‌ماه سالجاری فرآیند بررسی رصد تخصصی پیش‌بینی درآمد- هزینه‌های واحدهای سازمانی با حضور روسای و معاونین واحدها، و تیم مجرب متشکل از نمایندگان حوزه‌های تخصصی بررسی بودجه آغاز شود.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های جهاددانشگاهی با اشاره به اینکه در طی بررسی بودجه واحدهای سازمانی به‌واقع یک اقدام کاملاً جهادی صورت پذیرفت و در مدت 23 روز ۶۴ جلسه کاری فشرده با حضور واحدهای سازمانی جهاددانشگاهی و نمایندگان حوزه‌های تخصصی برگزار شد افزود: در خصوص نحوه برگزاری جلسات باید گفت که تقریباً 80 درصد از جلسات به‌صورت حضوری و 20 درصد از آنها به شکل برخط (آنلاین) برگزار شد و کلیه واحدها در طول این مدت‌زمان نسبت به اقدامات و بودجه پیشنهادی خود دفاعیات لازم را به عمل آوردند.
لطفی کیا ادامه داد: در طول این مدت، تعداد ۱۹۹ هزار فیلد اطلاعاتی توسط حوزه‌های تخصصی بررسی‌شده و در راستای اجرای درست فرآیند چیزی بالغ‌بر 3 هزار و 600 نفر ساعت جلسه برگزار شد که منجر به استخراج اطلاعاتی شده است و به امید خدا امیدوار هستیم این اطلاعات بتواند در مسیر تصمیم‌سازی به‌عنوان یک چراغ‌راهنما روشنگر مسیر حرکت مدیران تأثیرگذار و آینده پیشروی هر یک از واحدهای این نهاد فاخر و شجره طیبه انقلاب اسلامی قرار گیرد.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع جهاددانشگاهی ادامه داد: این اطلاعات و اعتبار واحدها قرار است پس از برگزاری شورای هماهنگی در اواخر تیرماه، در قالب یک موافقت‌نامه به واحدهای سازمانی جهاددانشگاهی ابلاغ شود و ازاین‌پس دفتر مرکزی وفق این چارچوب و عملکرد آن با واحدهای سازمانی رفتار کنند.
ارتقاء جبران خدمت اعضا و نگهداری از اموال و دارایی‌های جهاددانشگاهی
وی بابیان اینکه در حوزه معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع برای اولین بار از واحدهای سازمانی خواسته شد در راستای جبران خدمت اعضا و نگهداری از اموال و دارایی‌های جهاددانشگاهی، سه سیاست کلان را تا پایان سالجاری لحاظ و بر اساس آن اقدام کنند افزود: یکی از مهم‌ترین عارضه‌های شناسایی‌شده در جهاددانشگاهی فرسایش سازه‌ها، املاک و مستغلات واحدهای سازمانی و استهلاک بالای ساختمان‌های در اختیار این نهاد است. ازاین‌رو به‌منظور نظام‌مند نمودن این مسئله و توسعه زیرساخت‌ها و ارتقای سطح کیفی فضای کالبدی واحدهای سازمانی به‌عنوان یکی از شاخص‌های مهم و مؤثر رقابتی در بوم مدل کسب‌وکار حوزه‌های مختلف و همچنین جلوگیری از حرکت‌های مقطعی و کم بازده، معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع تصمیم گرفت تا کلیه واحدهای سازمانی را موظف کند درصدی از درآمدهای خود را جهت حفظ و نگهداری بناهای در اختیار هزینه کنند.
همچنین در راستای اجرا و پیاده‌سازی نهضت توسعه نظامات منابع انسانی به‌عنوان یکی از مهم‌ترین استراتژی‌ها و رویکردهای این دوره، معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع نسبت به سیاست‌گذاری کلان در حوزه نظام جبران خدمات و حفظ و نگهداشت سرمایه‌های انسانی واحدها سیاست‌هایی را طراحی، تدوین و در قالب موافقت‌نامه به واحدها ابلاغ کنند. ازاین‌رو در حوزه توسعه و توانمندسازی منابع انسانی، پایش سلامت اعضای جهاددانشگاهی و نظام جبران خدمات هدفمند و شفاف به‌عنوان یکی از محورهای مورد تأکید ریاست جهاددانشگاهی، سیاست‌هایی را تدوین شد که مورد اقبال مدیران و روسای واحدها قرار گرفت به‌گونه‌ای که در نظرسنجی که به همین منظور انجام‌شده بود بالغ‌بر 93 درصد از مشارکت‌کنندگان در نظرسنجی با اجرای این سیاست‌ها موافق و ابراز رضایت داشتند.
وی با اشاره به اینکه اقدام دیگری که در راستای آن در حوزه منابع انسانی جهاددانشگاهی شکل گرفت، سیاست‌گذاری برای توسعه و توانمندسازی اعضای جهاددانشگاهی است افزود: بر اساس بررسی‌ها، اطلاعات اعضا در پستی که مشغول به کار هستند در مواردی به دوران دانشگاه و یا دانسته‌های تجربی برمی‌گردد که با توجه به نیازهای محیطی لازم است افراد حرفه‌ای‌تری را در برخی از مشاغل داشته باشیم.
بر همین اساس از همه واحدهای سازمانی را درخواست شد تا در پیش بنی بودجه خود درصد مشخصی (برای هر عضو حدود 3 میلیون تومان در طول یکسال) را به‌عنوان سرانه توانمندسازی نیروی انسانی در نظرگیرند. این کار در راستای سرمایه‌گذاری در راستای تحول و توسعه نیروی انسانی است.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های جهاددانشگاهی با اشاره به اینکه سیاست دیگری که در حوزه منابع انسانی شکل گرفت، ارزش‌گذاری برای سلامت اعضای جهاددانشگاهی است گفت: غربالگری سلامت اعضای جهاددانشگاهی جسته‌وگریخته انجام می‌شد؛ اما در یک وحدت رویه به تمام واحدهای سازمانی جهاددانشگاهی اعلام شد تا یک سرانه (برای هر عضو جهاددانشگاهی 2 و نیم میلیون تومان) در سال 1402 برای این مهم پیش‌بینی کنند.
دکتر لطفی‌کیا با اشاره به اینکه در این سرانه به موضوع غربالگری سلامت و ورزش اعضا توجه می‌شود گفت: به تمام واحدها ابلاغ شد که موظف هستند تا آخر تابستان این فرایند را عملیاتی نمایند و اداره کل تعالی سرمایه انسانی و توسعه رفاه جهاددانشگاهی در شش‌ماهه دوم سالجاری اقدامات صورت گرفته را رصد خواهد کرد و این امکان وجود دارد که در صورت تامین منابع، بخشی از هزینه‌های این سیاست در قالب بسته‌های تشویقی تامین اعتبار و به واحدهای سازمانی پیش رو و موفق پرداخت شود.
وی بابیان اینکه در حال حاضر بسیاری از اعضا از زمانی که در محل کار حضور می‌یابند، زمان انجام یک آزمایش ساده را ندارند ادامه داد: اما زمانی که اجبار کنیم این آزمایش‌ها برای پرونده سلامت انجام می‌شود و برای مجموعه جهاددانشگاهی نیز اطلاع داشتن از اینکه چه تعداد از اعضا دارای مشکل سلامت هستند بسیار مهم است تا بداند برای سلامت اعضا چه اقدامات پیش گیرانه و درمانی می‌توان انجام داد. همچنین خروجی این اطلاعات در سال آینده جهت انعقاد قرارداد بیمه تکمیلی نیز می‌تواند موردتوجه قرار گیرد.
سیستم بودجه در جهاددانشگاهی چه تفاوتی با سایر مجموعه‌ها دارد؟
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های جهاددانشگاهی در پاسخ به این سؤال که سیستم بودجه و بودجه‌ریزی در جهاددانشگاهی چه تفاوتی با سایر مجموعه‌ها دارد؟ گفت: زمانی که شما در مورد جهاددانشگاهی صحبت می‌کنید، منظور از ساختاری با بالغ‌بر بر یکصد واحد سازمانی است که در حوزه‌های متنوع پژوهشی، فرهنگی، آموزش و کارآفرینی، تجاری‌سازی فناوری و اقتصاد دانش‌بنیان و … در آن فعالیت می‌کنند.
وی بابیان اینکه کسانی که مجموعه جهاددانشگاهی را از بیرون نگاه می‌کند شاید تنها یک سری مراکز مانند رویان، ایسنا، ایسپا و… را بشناسند گفت: فعالیت‌های این مجموعه با چند وزارتخانه در ارتباط است و به‌نوعی جهاددانشگاهی برای رفع نیازهای کشور و تکمیل‌کننده زنجیره تأمین وزارتخانه‌هایی مثل بهداشت، علوم، ارشاد، صمت؛ معاونت علمی و دیگر وزارتخانه‌ها عمل می‌کند.
دکتر لطفی‌کیا ادامه داد: همان‌گونه که بودجه‌ریزی یک وزارتخانه با وزارتخانه دیگر متفاوت است، بودجه‌ریزی در این نهاد نیز با این شرح وظایف و اقدامات با هیچ سازمان مشابهی قابل قیاس نیست.
وی بابیان اینکه زمانی که می‌خواهیم این چارچوب را جای دیگر معرفی کنیم اول باید عملکرد آن در حوزه‌های مختلف تبیین شود گفت: جهاددانشگاهی یک‌چهارم بودجه خود را از طریق دولت در قالب ردیف‌های اعتباری به‌طور مستقیم دریافت می‌کند و این‌یک چهارم را بر اساس برنامه‌ای که با دولت (سازمان برنامه‌وبودجه کشور) مبادله می‌کنیم باید برای پاسخگویی به بخشی از نیازهای کشور هزینه کنیم. سه‌چهارم دیگر بودجه نیز در جهت رفع نیازهای جامعه که دایره بزرگ‌تری است و دولت هم می‌تواند جزو آن باشد با فعالیت‌های این نهاد در حوزه‌های فرهنگی، آموزشی، پژوهشی و خدمات تخصصی تأمین می‌شود.
آخرین وضعیت جذب نیروی انسانی در این نهاد
دکتر لطفی‌کیا در بخش دیگری از این گفت‌وگو به آخرین وضعیت جذب نیروی انسانی در این نهاد اشاره کرد و گفت: در ماده 29 برنامه ششم توسعه کشور جهاددانشگاهی به‌عنوان یک‌نهاد عمومی غیردولتی مشمول این ماده شده است و هر محدودیتی که برای جذب نیرو در سازمان‌های دولتی وجود دارد برای این نهاد نیز اعمال می‌شود.
وی بابیان اینکه پیش‌ازاین انعطاف جهاددانشگاهی در این بود که نیروهای موردنیازش را از طریق سازمان دانشجویان و بخش فرهنگی در دانشگاه‌ها جذب می‌کرد افزود: در این شیوه نیروهای نخبه در مجموعه دانشگاهی کشف می‌شدند و روی آنها سرمایه‌گذاری می‌شد؛ یعنی نیرو در قالب یک کار دانشجویی در حین تحصیل خود با جهاددانشگاهی همکاری می‌کرد، پس‌ازآن اگر این نیرو می‌خواست می‌توانست همکاری خود را ادامه دهد، در غیر این صورت به‌عنوان یک نیرو که حداقل‌های کار علمی و تحقیقاتی را از مجموعه عظیم جهاددانشگاهی فراگرفته، در سایر مجموعه‌های کشور فعالیتش را ادامه می‌داد.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های جهاددانشگاهی بابیان اینکه بعدازاین قانون، نهادهای بالادستی اجازه جذب این نیروها را ندادند و چند سالی است که ما جذب نیروی انسانی نمی‌توانیم داشته باشیم افزود: با توجه به اینکه برنامه هفتم توسعه به‌تازگی جهت بررسی به مجلس محترم شورای اسلامی ارائه‌شده است، حداقل انتظار این است که در خصوص نهادهایی مانند جهاددانشگاهی؛ انعطاف عمل در خصوص جذب نیروی انسانی را به‌گونه‌ای که به‌صورت مستقیم هزینه اضافه‌ای بر دولت تحمیل نگردد و طبق نظامات داخلی این نهادها؛ هزینه این نوع استخدام‌ها بر عهده خود نهاد و از محل درآمدهای اختصاصی آنها باشد.
مادامی‌که این اتفاق رخ ندهد ما نمی‌توانیم نیروی انسانی نخبه‌ای را که در دانشگاه کشف می‌کنیم را جذب کنیم.
آمادگی ایجاد رصدخانه جذب و پایش نخبگان در جهاددانشگاهی
وی بابیان اینکه تاکنون جهاددانشگاهی همانند یک مرکز رشد عمل کرده است گفت: پس از چهل‌وسه سال، هم‌اکنون بسیاری از نیروهایی که به این طریق وارد جهاددانشگاهی شده‌اند، جزء نیروهای کارآمد و موفق در سایر دستگاه‌ها هستند.
دکتر لطفی‌کیا بابیان اینکه حتی این امکان وجود دارد که در کنار معاونت علمی، فناوری و اقتصاد دانش‌بنیان رییس جمهور و بنیاد نخبگان، این افراد با همکاری جهاددانشگاهی شناسایی شوند و در این مجموعه پرورش‌یافته و در ادامه جذب مراکز علمی – تحقیقاتی بخش خصوصی و دولتی شوند افزود: به نظر می‌رسد این امکان وجود داشته باشد که فرایند رصدخانه جذب و پایش نخبگان در نهادهای واسطی همچون جهاددانشگاهی ایجاد شود.
ساختار و فرایندهای فعالیت در این نهاد به‌روزرسانی می‌شود
وی همچنین به تغییر در ساختار و فرایندهای فعالیت‌ها در جهاددانشگاهی اشاره کرد و گفت: در کنار بودجه نیازمند این هستیم که فرآیندهای مازاد سازمانی این نهاد برای چابکی و ارتقا بهره‌وری اصلاح شود.
دکتر لطفی‌کیا بابیان اینکه در این راستا دو پروژه تعریف شد که در حال فازبندی آن هستیم ادامه داد: اولین پروژه در راستای چابکی و انعطاف در نوع خدمت‌رسانی مجموعه جهاددانشگاهی است که در همین رابطه اصلاح فرایندهای جهاددانشگاهی را در دستور کار قراردادیم.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های جهاددانشگاهی با اشاره به نرم‌افزار اداری فرزین که تقریباً تمام واحد سازمانی به آن دسترسی دارند، گفت: این‌یک فرصت خوبی برای مجموعه است که اولاً فرایند اداری که روزانه با آن کار می‌کنیم احصاء و اصلاحاتی در راستای بهره‌وری انجام شود و اگر جایی فرایند موازی در حال انجام است از موازی کاری تا جایی که امکان دارد پرهیز شده و بتوان هزینه‌های سازمانی را به حداقل رساند. در این رابطه تیمی از نخبگان به‌عنوان مشاور بیرونی و یک تیم اجرایی در دفتر مرکزی تشکیل شد تا در راستای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها مجموعه فرایندهای جهاددانشگاهی را اصلاح کند.
تدوین شناسنامه مشاغل در جهاددانشگاهی
وی در ادامه بابیان اینکه حدود چهارده سال از آخرین بازطراحی ساختار کلان مجموعه جهاددانشگاهی می‌گذرد و پس‌ازآن چندین معاونت بازطراحی داخلی فعالیت خود را داشتند افزود: اما در تمام این سال‌ها ما با یک فقدانی تحت عنوان شناسنامه مشاغل در جهاددانشگاهی مواجه هستیم و برای یک شغل، شناسنامه نداریم.
سرپرست اداره کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌های جهاددانشگاهی با اشاره به اینکه این موضوع با شرح وظیفه تفاوت دارد گفت: باید مشخص شود فردی که قرار است در یک شغل فعالیت کند چه‌کاری باید انجام دهد؟ چه فرایندهایی با این شغل در ارتباط هستند؟ ورودی و خروجی شغل چیست؟ آدمی که قرار است روی این صندلی بنشیند باید دارای چه ویژگی‌هایی باشد؟ چه ویژگی‌های عملکردی را ما از این شخص انتظار داریم؟
وی ادامه داد: مادامی‌که ما تجزیه‌وتحلیل از مشاغل نداشته باشیم نمی‌توانیم شناسنامه شغل را در مجموعه جهاددانشگاهی ایجاد کنیم که این هم یکی از پروژه‌های فوق‌العاده‌ای است که در جهاددانشگاهی کلید خورده و توسط یک تیم خبره سازمانی در خارج از این مجموعه به‌عنوان مشاور، فاز یک آن از مجموعه پشتیبانی و مدیریت منابع شروع شد و زمانی که فاز یک با موفقیت به اتمام برسد …. برای سایر حوزه‌های دفتر مرکزی ادامه پیدا می‌کند.
دکتر لطفی‌کیا در زمینه ایجاد ساختار و تشکیلات جدید در این نهاد گفت: بر اساس اعلام سازمان اداری استخدامی باید تمام اطلاعات کارکنان و ساختار جهاددانشگاهی در سامانه‌های مرتبط به این سازمان ثبت شود؛ اما مجموعه جهاددانشگاهی تقریباً تا یک سال و نیم پیش اطلاعات خود را وارد این سامانه‌ها نکرده بود، لذا در حوزه ساختار هر تقاضایی که واحدها ارسال می‌کردند، بررسی می‌شد، حوزه تخصصی نظر می‌داد و ما می‌توانستیم با ایجاد، حذف و یا ادغام یک تشکیلات، به‌صورت داخلی تصمیم‌گیری کنیم.
وی بابیان اینکه اکنون‌که وضعیت موجود ساختارهای جهاددانشگاهی تحویل سازمان اداری استخدامی شده است، ایجاد هر نوع ساختار جدید هم ممنوع بوده و شورای گسترش و تشکیلات جهاددانشگاهی در حوزه‌های تخصصی به‌هیچ‌عنوان نمی‌تواند ساختار جدیدی را ایجاد کند ادامه داد: بااین‌وجود یک توافق اولیه را با سازمان اداری استخدامی انجام دادیم تا در ساختارهای موجود بازنگری انجام شود؛ زیرا این ساختارها به اقتضائات سال‌های متوالی گذشته شکل‌گرفته و اگر به اقتضای زمان فعلی نیاز به این باشد یک ساختار یا عنوان یک مرکز یا گروه تغییر کند، بتوانیم روی عناوین مراکز و گروه‌هایی که داریم تغییراتی را داشته باشیم؛ ولی نمی‌توانم به کمیت دست بزنیم اما روی کیفیت می‌توانیم به‌صورت خیلی محدود با توجیهات لازم تغییراتی را انجام دهیم. این هم یکی از محدودیت‌های شدیدی است که محیط به ما تحمیل می‌کند و باید عملاً خودمان با این محدودیت‌ها وفق دهیم.