معمولا مدیران ادارات و سازمان‌های مختلف بنا به دلایلی همچون محدودیت زمانی، حجم بالای وظایف و داشتن مسئولیت‌های متعدد در قبال کارکنان و بخش‌های گوناگون اداره یا سازمان خود، به‌تنهایی قادر نخواهند بود برنامه ریزی و اولویت بندی دقیق و منظمی برای انجام امور مختلف داشته باشند. به همین دلیل، مدیران منابع انسانی اغلب ادارات و سازمان‌های معتبر، به‌منظور داشتن فرصت کافی برای انجام درست وظایف مدیریت و جلوگیری از اتلاف وقت، به دنبال استخدام مسئول دفتر هستند.
اما سوال اینجاست که یک مسئول دفتر چگونه می‌تواند به مقام مافوق خود کمک کند و چه وظایفی را بر عهده دارد؟ در مقاله پیش رو، علاوه بر معرفی شغل مسئول دفتر و مهارت های موردنیاز این شغل، به بررسی وظایف اصلی و فرعی یک مسئول دفتر خواهیم پرداخت.
معرفی شغل مسئول دفتر
یک مسئول دفتر وظیفه هماهنگی برنامه های روزانه مقام مافوق خود با مشتریان داخلی و خارجی سازمان و پاسخگویی به این افراد را بر عهده دارد. منظور از مشتریان داخلی، واحدها و بخش‌های مختلف سازمانی مرتبط با مقام مافوق (مانند مدیرعامل شرکت) و منظور از مشتریان خارجی نیز سازمان‌ها و مشتریان مرتبط با مسئول مافوق همچون مشتریان، ارگان‌های دولتی مرتبط و پیمانکاران است. باتوجه به این که بسیاری از مدیران مختلف ادارات و سازمان‌ها به یک مسئول دفتر برای کمک به هماهنگی و برنامه ریزی امور نیازمندند، این شغل جزو مشاغل پرتقاضا محسوب می‌شود. تعداد بالای آگهی استخدام مسئول دفتر در سایت‌های کاریابی معتبر نیز بر این موضوع تاکید می‌کند.
باتوجه به توضیحات گفته شده، شغل مسئول دفتر یک پست سازمانی محسوب می‌گردد که زیر نظر مستقیم مقام مافوق همچون مدیرعامل انجام می‌شود؛ به‌گونه‌ای که این فرد، در طول ساعات کاری بیشترین ارتباط، گفتگو و برخورد را با مسئول مافوق خود دارد و پل ارتباطی بین دفتر مقام مافوق با بخش دیگر سازمان و افراد خارج از سازمان است.
مهارت های موردنیاز برای استخدام مسئول دفتر
یک مسئول دفتر برای موفقیت در این شغل باید مهارت های سخت و مهارت های نرم مختلفی داشته باشد. درباره مسیر شغلی مسئول دفتر باید به این نکته اشاره کرد که معمولا داشتن مدرک کارشناسی رشته‌های علوم پایه و سابقه کاری مرتبط، یکی از اصلی‌ترین شرایط احراز این شغل است.
علاوه بر این، داشتن ویژگی‌های فردی‌ای همچون روابط عمومی مناسب، خوش‌برخورد بودن، صبر و تحمل داشتن بسیار، وقت‌شناسی و داشتن حضور ذهن، به افراد کمک می‌کند بتوانند در این حوزه توانمند شده و به موفقیت برسند.
در ادامه به معرفی مهارت عمومی و تخصصی موردنیاز برای شغل مسئول دفتر اشاره خواهیم کرد.
مهارت های نرم و عمومی موردنیاز برای شغل مسئول دفتر
از جمله مهارت‌های نرم موردنیاز برای این شغل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- داشتن روابط عمومی بالا
- اعتمادبه‌نفس داشتن
- مسئولیت‌پذیری و قدرت پیگیری کارهای مختلف
- مدیریت زمان
- تسلط بر مدیریت پروژه و انجام کارهای مختلف به‌صورت هم‌زمان
- مدیریت استرس
مهارت‌های فنی و تخصصی موردنیاز برای استخدام مسئول دفتر
از جمله مهارت‌های فنی و سخت موردنیاز برای شغل مسئول دفتر می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- تسلط بر نرم‌افزارهای مجموعه آفیس
- آشنایی نسبی با زبان انگلیسی
- توانایی گزارش‌نویسی و ارائه گزارش به مسئولین مربوطه
- آشنایی با تایپ انگلیسی و فارسی
- توانایی انجام نامه‌نگاری‌های اداری و نوشتن فرم های مختلف
شرح وظایف مسئول دفتر
برخی از افراد تصور می‌کنند که شرح وظایف منشی گری و مسئول دفتر یکسان است. اما این دو شغل و وظایف آن‌ها با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند. وظایف مسئول دفتر را بر اساس درجه اهمیت آن‌ها می‌توان به دو دسته وظایف اصلی و وظایف فرعی طبقه بندی کرد.
وظایف اصلی
از جمله وظایف اصلی و کارهای مهم مسئول دفتر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت همه نامه های ارسالی و دریافتی سازمان
- بایگانی و نگهداری همه پرونده‌ها، نامه‌ها، گزارش‌ها و اسناد و مدارک در آرشیو اختصاصی دفتر
- تحویل‌گرفتن گزارش‌ها، نامه‌ها و اوراق، کنترل ضمائم آن‌ها، ارائه به مقام مافوق و دریافت امضای آن‌ها
- ارسال گزارش‌ها، مکاتبات و اسناد صادره سازمان یا اداره به سازمان‌های زیرمجموعه و بخش‌های مربوطه و پیگیری‌کردن آن‌ها
- هماهنگی همه برنامه‌های مقام مافوق، قرارهای ملاقات، سفرهای کاری و جلسات درون و بیرون سازمان
وظایف فرعی
مهم‌ترین وظایف فرعی مسئول دفتر عبارت‌اند از:
- همکاری با بخش‌های دیگر و کارکنان سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان
- نظارت بر صورت‌جلسات و مصوبه‌های کمیته‌های مدیریتی و رهبری سازمان یا اداره
- حضور موثر و به‌موقع در دفتر و دیگر بخش‌های سازمان در صورت نیاز
جمع‌بندی و سخن پایانی
در این مقاله به معرفی شغل مسئول دفتر، مهارت های موردنیاز برای استخدام مسئول دفتر و شرح وظایف این شغل پرداختیم. همان‌طور که اشاره شد، همه سازمان‌ها و ادارات معتبر برای مدیریت و برنامه‌ریزی امور مدیران خود به استخدام یک مسئول دفتر ماهر نیازمندند. به همین دلیل، این شغل یکی از مشاغل پرتقاضا محسوب شده و می‌توان با کمی جستجو در سایت‌های کاریابی، به شغل مناسبی در این حوزه دست‌یافت.
No tags for this post.