به گزارش خبرگزاری سیناپرس، با توجه به اين تعريف ابتدا استانداردهاي توليد محصول يا ارايه خدمت مشخص شده و سپس فعاليت ها در جهت دستيابي به اين‌استانداردها انجام مي شود و استانداردها را براي داده ها (شامل مواد، نيروي انساني، تجهيزات، فضا، پول و…) و فرآيندها در نظر مي گيرند.
استانداردها با توجه به نیازها و انتظارات مشتری ها مشخص می شوند. با توجه به ظرفیت و توانایی فرآیندها و متغیرهای مؤثر بر محیط ارایه خدمت، استانداردها را به طور عام نمی توان تعمیم داد و برای هر خدمت با توجه به شرایط محیطی و مشتری‌های آن شاید لازم باشد استانداردهای مخصوص به خود تعیین شود و فعالیت ها در جهت دستیابی به آن استانداردها (حداقل های قابل قبول) صورت پذیرد.
کیفیت به معنای کار درست را بار اول صحیح انجام‌دادن و بارهای بعد بهتر از بار اول انجام دادن است. تعریف فوق متضمن تصمیم‌گیری کیفی است. زیرا بسیاری از کارها هستند که انجام می گیرند ولی آن کارها در راستای رسالت سازمان و دستیابی به هدف یا آرمان مشترک ترسیم شده برای سازمان، نیست؛ این تعریف دارای عملکرد کیفی نیز هست چرا که کارهای درست به طور صحیح انجام داده می شوند.
زمانی که فرآیندها برای تولید محصول یا ارائه خدمت عمل می‌‌کنند، دوباره کاری، کار های اضافی، کارهای موازی اتفاق افتاده و اتلاف منابع نیز وجود دارد با انجام صحیح امور می‌توان دوباره کاری، موازی‌کاری و اتلاف منابع را به حداقل رساند.
در نهایت این تعریق متضمن ارتقای مستمر نیز خواهد بود. زیرا کارهای درستی که بار اول صحیح انجام شده‌اند در دفعات بعد بهتر از بارهای قبل صورت می گیرند و تلاش بر این است که دوباره کاری و کارهای اضافی و اتلاف منابع در دفعات بعد کمتر از دفعات قبل ارایه خدمت یا تولید محصول باشند و این مفهوم ارتقای مستمر را بیان می‌کند.