بر اساس اعلام دبیرخانه کنفرانس، تمام علاقه‌مندان به شرکت در کنفرانس و مقاله دهندگان باید پرسشنامه ثبت‌نام در کنفرانس را تکمیل کنند. امکان ارسال مقاله، در ادامه تکمیل پرسشنامه الکترونیکی ثبت‌نام در کنفرانس میسر است. پرسشنامه الکترونیکی ثبت‌نام در کنفرانس باید فقط به زبان فارسی تکمیل شود.
بر اساس توافق انجمن فیزیک ایران با ستاد ویژه فناوری نانو، برای پرداخت مرحله دوم حمایت تشویقی پایان‌نامه‌های دانشجویی تأیید شده ستاد، ارائه کار در کنفرانس سیستم‌های بس ذره‌ای 1394مورد تأئید ستاد است. این توافق در راستای سیاست جدید ستاد برای همکاری بیشتر با انجمن‌های علمی مرتبط با موضوع ستاد و هدف از آن، کاهش زمان انتظار برای دریافت مرحله دوم حمایت تشویقی، آشنایی متخصصان سایر رشته‌ها با دستاوردهای محققان فناوری نانو و حمایت از همایش‌های معتبر کشور است.
بر اساس آیین نامه جدید حمایت‌های تشویقی ستاد نانو، دانشجویانی که پیشنهاد پایان‌نامه آنها مورد تأئید ستاد قرار گرفته و مقاله‌ای مرتبط با پایان‌نامه در این کنفرانس ارائه کنند، می‌توانستند نسبت به دریافت مرحله دوم حمایت‌های تشویقی پایان‌نامه خود از ستاد ویژه توسعه فناوری نانو، اقدام کنند.
بر پایه این آیین نامه درخواست کنندگان حمایت باید «در طول مدت برگزاری کنفرانس فیزیک حضور فعال داشته باشند»، «در کارگاه‌های اعلام شده در کنفرانس شرکت کنند» و «گواهی شرکت و گواهی ارائه مقاله خود را به ستاد نانو ارائه دهند».
علاقه‌مندان می‌توانند برای کسب اطلاعات بیشتر و ارسال مقالات به نشانی اینترتی http://www.psi.ir/?mbs94 مراجعه کنند.