بررسی صفر تا صد مستندسازی پروژه های شهری 

به گزارش سیناپرس،  نشست کارگاهی «اهمیت و چگونگی مستندسازی و ثبت پروژه های شهری به منظور شرکت در مجامع بین المللی» با حضور دکتر زهیر صباغ پور آذریان، معاون امور بین الملل مرکز ارتباطات شهرداری تهران؛ دکتر مهدی فلاحی پناه، مدرس دانشگاه و دکتری شهرسازی و برنامه ریزی شهری و دکتر احسان محمدحسینی، مدرس دانشگاه و دکتری معماری باستان و باستان شناسی، روز دوشنبه ششم بهمن ماه سال جاری برگزار شد. 

صباغ پور آذریان در ابتدای این نشست در مورد اهمیت شرکت در رویدادهای بین المللی گفت: مستندسازی پروژه ها برای مجامع تخصصی بین المللی عبارت است از مجموعه فرایندی که در آن سیر تحقق پروژه مورد مطالعه قرار گرفته، علاوه بر جمع آوری و پردازش و نگهداری اطلاعات موجود، تدوین شود. در حقیقت باید ظرایف، روش های اجرایی، وقایع و رویداد ها، ابتکارات و خلاقیت ها، چالش ها و مشکلات فنی، راه حل های پیشنهادی در قالب گزارش، جدول، نمودار، صوت و تصویر، فیلم و یا نرم افزارهای رایانه ای جهت مجامع مختلف با در نظر گرفتن یک سیستم مناسب گنجانده شود.

در ادامه فلاحی پناه با اشاره به اهمیت مستند سازی پروژه های شهرسازی گفت: مستندسازی مطلب قابل انتقالی است كه براي توصيف، توضيح يا راهنمايي در مورد برخي ويژگي ها، سيستم يا نحوه اجرا و طراحی پروژه از آن استفاده مي شود. مستندات معمولا روی کاغذ، به صورت آنلاین یا رسانه های دیجیتال یا آنالوگ مانند CD ارائه می شوند.

وی با اشاره به کارکردهای مستندسازی افزود: مستندسازی مناسب پروژه این اطمینان را فراهم می سازد که تمام داده ها و اطلاعات تهیه و تدوین شده در مورد یک پروژه همیشه برای افراد جدیدی که به آن می پیوندند، مهیا است. به عبارتی دیگر، مستندسازی پروژه، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت، یک بسته کاری، یک فاز و در نهایت یک پروژه را  از شروع تا خاتمه آن نشان می دهد. لذا هر چه اطلاعات دقیق تر و مستندتری در زمینه های گفته شده موجود باشد، تحلیل فرایند اتخاذ تصمیم، نقاط قوت و ضعف فرایندهای مدیریت پروژه آسان تر خواهد بود.

به گفته این کارشناس، هرچه مستندات پروژه های شهری دقیق تر و روشن تر ثبت شده باشد، دانش ارزنده تر و کاربردی تری را به تیم پروژه فعلی یا پروژه های آتی منتقل می شود.

وی با اشاره به روش ها و اصول پروژه های مستندسازی گفت: روش های مستند سازی بر طبق بخش های مختلف متفاوت است. به طور کلی، این روش ها شامل پیش نویس، قالب بندی، ارسال، بررسی مجدد، تأیید، توزیع، بازنشر و ردیابی و غیره است و توسط روش های عملیاتی استاندارد در یک نهاد تشکیل می شود. همچنین می تواند شامل ایجاد محتوا از ابتدا باشد. مستند سازی باید قابل خواندن و فهم آسان باشد.

به گزارش سیناپرس، اگر بیش از حد طولانی و  توصیفی باشد، ممکن است باعث سو تفاهم شده یا نادیده گرفته شود. باید از کلمات واضح و روشن استفاده شود و جملات حداکثر به 15 کلمه محدود شوند. اسناد باید برای مخاطبان عام در نظر گرفته شده و از اصطلاحات خاص جنسیتی و تعصبات فرهنگی پرهیز شود. همچنین در مواجهه با توالی در پروژه، مراحل باید به روشنی شماره گذاری شوند.

به گزارش سیناپرس، فلاحی پور درباره نحوه تولید محتوا در بحث مستندسازی گفت: نویسندگان فنی و اشخاص مرتبط با سازمان ها متخصصانی هستند که زمینه و کار فعالیت آنها مستندسازی است. در حالت ایده آل، نویسندگان فنی هم در زمینه موضوع و هم در نوشتن، مدیریت محتوا و ساختارسازی اطلاعات پیشینه و مهارت دارند. نویسندگان فنی به طور معمول و مستمر با متخصصان فنی همکاری می کنند تا اسنادی متناسب با نیازهای کاربر تعریف و ایجاد کنند.

وی با اشاره به زمینه های تخصصی در پروژه های شهری گفت: زمینه های تخصصی در پروژه های شهری متنوع هستند اصولا پروژه هایی که در شهر انجام می شوند یا خاصیت کالبدی دارند یا اینکه به فیزیک شهر ارتباطی ندارد. وقتی پروژه کالبدی است و به فیزیک ساختار شهر مربوط می شوند، بنابراین بافت یک منطقه قرار است دستخوش تغییر شود؛ حال باید دید چه تغییری بر فرهنگ، اقتصاد، اجتماع و مردم دارد. گفتنی است، در تحلیل هایی که انجام می شود این عنصر ها باید در نظر گرفته شود.

این کارشناس در عرصه شهرسازی درباره راه کارهای انجام مستندسازی موث در سازمان های بین المللی گفت: در انجام مستند سازی در سازمان های بین المللی به ابزار مناسب نیاز داریم. همچنین باید الگو، مسئول و سیستم بایگانی مشخصی را به کار بگیریم.

حفظ منابع اطلا‌عاتی از مهمترین نقش های مستندسازی است

به گزارش سیناپرس،  در ادامه این کارگاه آموزشی، محمدحسینی با اشاره به مهمترین نقش های مستندسازی گفت: چندین مولفه نقش حیاتی در بحث مستندسازی دارند. حفظ منابع اطلا‌عاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه از مهمترین نقش های مستندسازی است. در حقیقت منابع اطلا‌عاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می ‌گیرند، چنانچه در هر مرحله مستند‌سازی شوند، از دوباره کاری جلوگیری می‌ کنند و باعث تکمیل آمار و اطلا‌عات دوره بعد می ‌شوند.

وی افزود: تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی هم دیگر نقش مهم این فرآیند است  مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.

به گفته این کارشناس؛ مستند کردن موضوعات مطالعاتی در بسیاری از کارها می‌تواند از انجام دوباره مطالعات در کار‌های مشابه جلوگیری کند. برخی از موضوعاتی که در هر پروژه ای رخ می دهد، امکان دارد که در آینده و در پروژه یا طرحی مشابه رخ دهد. این اطلاعات در آن زمان بسیار با اهمیت خواهند بود.

وی گفت: مشخص کردن سیاست‌های اجرایی و بهره‌برداری پروژه در فعالیت‌های عمرانی مولفه ای است که در بحث نقش مستند سازی دارای اهمیت است. در واقع وجود یک سیاست مشخص مانند روشن کردن راه کلی آن فعالیت، اهمیت زیادی دارد. مستندسازی این سیاست‌ها در مراحل مختلف می‌تواند مسیر فکری تصمیم گیری را در زمان اجرای طرح یا پروژه روشن سازد و تصمیم برای آینده را تسهیل کند.

محمد حسینی آشکار کردن نقص‌ها و نیاز‌های آماری و اطلا‌عاتی را در بحث مستندسازی مهم دانست و گفت: همواره آمار و اطلا‌عات یکی از نیاز‌های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلا‌عات، دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستند سازی نقص‌های اطلا‌عاتی و آماری و جمع بندی آنها در سیستم برنامه‌ریزی کشور می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.

وی افزود: مستند کردن دامنه و کاربرد استانداردها در پروژه ‌ها می ‌تواند کمبود‌ها را در این زمینه با اقلیم منطبق سازد و نظام اجرایی کشور و توانایی ‌های فنی آن را روشن کند. 

به گزارش سیناپرس، مستندسازی یک پروژه یا یک طرح علاوه بر ایجاد بستر شرکت در مناسبات جهانی، ضمن روشن کردن مسایلی همچون ضعف در برنامه زمانی تعهد شده، هزینه‌ های اجرا، جلوگیری از دوباره کاری ‌ها و استفاده صحیح از کارشناسان، می ‌تواند موجب اصلا‌حاتی در پروژه های آتی و تولید دانش شود.

گزارش:مهتاب دمیرچی

No tags for this post.